近日,人力資源社會保障部(下稱“人社部”)辦公廳發布了《電子勞動合同訂立指引》(人社廳發〔2021〕54號)(下稱“《指引》”),用于指導用人單位與勞動者依法規范地訂立電子勞動合同,這標志著電子勞動合同的時代正式來臨。

大潮之下,企業如何應對隨之而來的變化?一簽通將分三篇系列文章對該指引要點內容、電子勞動合同應用模式等進行深度解析,以饗讀者。

要不要改簽電子勞動合同

近年來,互聯網信息技術的快速發展,為簽訂、傳遞和儲存電子勞動合同,保證其完整、準確、不被篡改提供了可靠的技術條件。新冠疫情暴發以來,更是推動了電子合同在企業內部入職場景下的應用。去年3月,人社部發布《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》,文件明確了“用人單位與勞動者協商一致,可采用電子形式訂立書面勞動合同”。同年,北京市人社局發文表示,將在全市范圍內推廣使用電子勞動合同,并搭建全市統一的電子勞動合同管理平臺。此后,多地紛紛加快行動。截至目前,已有青島、淄博、沈陽、昆明、廣州、滄州、桂林、南寧等地提出“全面推行電子勞動合同。”有數據顯示,目前國內已有15%的企業實現了在入職管理流程中簽署電子合同,占已擁有線上入職系統的36%,比去年同期增長了140%。電子合同作為打通HR業務線上化的最后一環,有效簡化了紙質合同“線下簽、線上錄”的繁瑣操作,尤其對于勞動密集型企業、分支機構多員工分布廣的企業,降低了代簽、冒簽、遺失等風險,支持員工“入轉調離”全流程線上管理,將HR從事務性工作中徹底釋放,提升HR組織整體服務效率。

從長遠來看,電子勞動合同已是大勢所趨,但企業如何轉變、如何應用,還需結合自身企業情況綜合考量。

如何訂立合規的電子勞動合同

該《指引》可作為企業建立電子勞動合同合規制度的重要參考,指導企業在訂立電子勞動合同時有效減少法律風險。

1、電子勞動合同需通過訂立平臺訂立

第三條:用人單位與勞動者訂立電子勞動合同的,要通過電子勞動合同訂立平臺訂立。

訂立電子勞動合同所依托的信息化平臺,大致分為三種類型:一是第三方搭建電子勞動合同服務平臺。企業可付費給市場化的電子簽名服務商搭建的第三方電子勞動合同服務平臺,由其為企業簽訂電子勞動合同提供服務。二是政府建設電子勞動合同訂立公共服務平臺,供企業和勞動者免費使用。三是企業自建平臺。對于實力較強、信息技術水平較高、用工規模大的企業,可選擇自建平臺系統與勞動者訂立電子勞動合同。

2、嚴格限定訂立平臺技術要求

《指引》嚴格限定電子勞動合同訂立平臺所具備的技術要求:

第四條:電子勞動合同訂立平臺要通過有效的現代信息技術手段提供勞動合同訂立、調取、儲存、應用等服務,具備身份認證、電子簽名、意愿確認、數據安全防護等能力,確保電子勞動合同信息的訂立、生成、傳遞、儲存等符合法律法規規定,滿足真實、完整、準確、不可篡改和可追溯等要求。

第十六條:電子勞動合同訂立平臺要留存訂立和管理電子勞動合同全過程證據,包括身份認證、簽署意愿、電子簽名等,保證電子證據鏈的完整性,確保相關信息可查詢、可調用,為用人單位、勞動者以及法律法規授權機構查詢和提取電子數據提供便利。

以一簽通平臺為例,提供六大相互獨立又高度集成的云服務平臺:“云認證、云簽章、時間戳、云合同、云保全、云司法”,可提供可靠的網絡實名認證、數字證書認證與管理、電子印章認證與管理、云簽章服務、電子合同會簽與管理、時間戳服務和電子數據保全及司法鑒定服務等全生命周期全流程電子簽名服務,保證合同內容的真實、完整、準確、不可篡改和可追溯等要求,加強電子勞動合同的“原件”屬性。

3、明確多重核驗手段,確保合同效力性

第七條:用人單位和勞動者要確保向電子勞動合同訂立平臺提交的身份信息真實、完整、準確。電子勞動合同訂立平臺要通過數字證書、聯網信息核驗、生物特征識別驗證、手機短信息驗證碼等技術手段,真實反映訂立人身份和簽署意愿,并記錄和保存驗證確認過程。具備條件的,可使用電子社�？ㄩ_展實人實名認證。

第八條:用人單位和勞動者要使用符合《中華人民共和國電子簽名法》要求、依法設立的電子認證服務機構頒發的數字證書和密鑰,進行電子簽名。

第九條:電子勞動合同經用人單位和勞動者簽署可靠的電子簽名后生效,并應附帶可信時間戳。

規避參與主體錯誤身份、虛假身份、失效身份等風險,確保身份可信,不可仿冒與否認,實名認證是合規合法電子勞動合同的第一步。

以一簽通平臺為例,多重核驗手段確保“真實身份、真實意愿、簽名未改、原文未改”,確保合同效力。一簽通平臺實名認證集成了CA服務商的證書認證體系、EID公民網絡身份識別系統、銀聯卡身份認證、人臉活體認證、納稅盤認證、短信驗證碼等幾乎所有第三方基礎性服務,實現對互聯網社會交易雙方的身份進行強認證。

在簽署時,可通過驗證經本人簽署的UKEY證書申請材料,以及硬件KEY與PIN碼雙因子認證或簽章密碼+手機短信雙因子認證的方式等驗證真實意愿。同時,采用國際通用哈希值技術固化原始電子文件數據,并采用第三方取時技術時間戳,精確記錄簽約時間。

4、重視數據安全合規

第十七條:電子勞動合同信息的管理、調取和應用要符合《中華人民共和國網絡安全法》《互聯網信息服務管理辦法》等法律法規,不得侵害信息主體合法權益。

第十八條:電子勞動合同訂立平臺及其所依賴的服務環境,要按照《信息安全等級保護管理辦法》第三級的相關要求實施網絡安全等級保護,確保平臺穩定運行,提供連續服務,防止所收集或使用的身份信息、合同內容信息、日志信息泄漏、篡改、丟失。

第十九條:電子勞動合同訂立平臺要建立健全電子勞動合同信息保護制度,不得非法收集、使用、加工、傳輸、提供、公開電子勞動合同信息。未經信息主體同意或者法律法規授權,電子勞動合同訂立平臺不得向他人非法提供電子勞動合同查閱、調取等服務。

《指引》重視電子勞動合同訂立平臺及企業處理信息的數據合規問題。根據《信息安全等級保護管理辦法》,第三級信息系統屬于監督保護級,“國家信息安全監管部門對該級信息系統信息安全等級保護工作進行監督、檢查”,電子勞動合同訂立平臺及其支持服務的企業等主體應對第三次信息系統應每年至少進行一次等級測評,至少進行一次自查。

為什么要選一簽通

1、合法合規,技術領先。

一簽通參與了《電子合同基礎信息描述規范》(GB/T 36319-2018)等三項國家標準以及多個行業標準的起草制定;擁有《商用密碼產品型號證書》、公安部等保三級證書、工信部可信云認證證書、ISO27001信息安全管理體系認證、互聯網金融身份認證聯盟等一系列權威資質。

2、靈活部署,支持搭建所有類型電子勞動合同平臺。

一簽通可支持多種靈活部署方式,提供官網SaaS、API、SDK、私有化獨立部署等多種部署解決方案;并可為人社廳(局)搭建公共服務平臺,建設人社廳統一規范的電子勞動合同備案系統,為人社部門加強對用人單位勞動用工宏觀管理提供技術支撐。

同時,可支持提供客戶端簽、手機盾簽、掃二維碼簽、API云證書簽等全場景安全簽署模式,支持在PC、App、H5、微信、手機短信鏈接等多終端實現電子合同的簽署,可滿足客戶多樣化需求,為用戶提供安全高效的合同訂立與簽署體驗。

3、深度集成,打通全業務流程。

一簽通可提供標準、豐富的集成接口,支持與國內主流HR系統/政務等各類業務系統對接,打通全業務流程,為各項管理提供更加完善和順暢的服務。

一簽通電子勞動合同如何簽署

目前,一簽通電子勞動合同解決方案已得到了廣泛應用,為河鋼集團、招商證券等數家大型企業提供了技術支持。以一簽通某建工集團電子勞動合同應用為例,X建工集團企業實現直接通過PC端或移動APP端等多種方式登錄電子合同平臺在線簽訂電子勞動合同。

一簽通電子勞動合同簽署步驟

第一步、企業在線批量生成勞動合同:人力資源系統將內部員工信息同步到電子合同平臺中,HR可以選擇自己需要的勞動合同模板,即可以通過系統自動批量生成多名員工各自的勞動合同,大大提升信息的準確性,省時省力。第二步、員工收到簽約信息,刷臉認證即可完成合同簽署,簡單便捷。第三步、簽署完成:電子合同平臺在線申請每位員工的數字證書,自動生成個人簽名圖樣,對電子勞動合同進行簽名,集團的印章在員工簽訂后自動完成簽章。第四步、員工下載:員工可以自行下載簽署的勞動合同進行保存、驗證。第五步、自動存證:針對“真實身份、真實意愿、簽名未改、原文未改”電子合同的完整證據鏈,綜合利用數字簽名、時間戳、密碼運算和區塊鏈等技術,對合同原文、摘要、日志等數據進行單獨存證或者組合存證,為用戶提供無需自證的電子合同服務。

以上,您或許已了解《指引》政策之下合規的電子勞動合同長什么樣、怎么簽署電子勞動合同。那么如何搭建電子勞動合同平臺?一簽通后續將詳細介紹企業如何借助第三方平臺訂立電子勞動合同、人社廳(局)電子勞動合同訂立應用解決方案。