“管個人事還需要軟件嗎？”
“我們企業還小，還沒閑錢買e-HR軟件！”
即使到了互聯網高速發展的今天，大家對信息化都有了相當了解，甚至可以說幾乎找不到任何一個個體是對信息化免疫的。但是，對于e-HR系統是否必要，不少管理者就莫衷一是了。
由于業務發展本身對資金的依賴，中小企業對資金和投入的態度是極端謹慎的，經濟熱點在持續變化、業務發展在不斷變化，甚至員工都在不斷變化，中小企業每天都是站在“剃刀邊緣”，任何不謹慎的決策很可能就是一場滅頂之災，可以說中小企業的運行是厭惡風險的。
不少企業負責人認為現在的企業規模不大，人也不多，也就是算算工資，發發工資這點兒事兒，實在不值得專門花錢采購軟件，“自己用個EXCEL算算就得了唄！”-管理者如是說。
也有老板會認為：把工資這么敏感核心的數據交給一個系統弄，太不安全了！
殊不知，麻煩和風險并不會因為你不使用軟件管理HR就降低：
只用自己的電腦算算工資，也會遇到系統崩潰，文件損壞，硬盤損壞，沒有備份或者備份不及時的。
是電腦就有病毒泄密或者人為盜用的可能
凡是接觸到業務數據的的人都是有能力獲取到它們的，而且較難追查、監控和取證的
不管上不上網，任何數據都是人在看管！沒有網管看不到的數據
竊賊不會因為你的屋子小或者沒上鎖就不來光顧你的家。
這些當然不是不能避免的，我們完全可以：
有數據備份意識，經常備份數據且備份頻度能保證階段性數據不遺失。
通過購買防病毒軟件，軟件防火墻或者硬件防火墻保護你的數據不受病毒黑客攻擊
購買專業的加密設備和監控設備，雇傭專業人士管理它們
雇傭IT專業人士或者團隊管理局域網
投資建立自用機房，架設服務器、備份設備、安全設備、不間斷電源來保護你的文件和數據
建立更嚴格的數據訪問權限管理，制定標準規范的流程
于是有意思的情況出現了：為了安全你盡量避免人接觸數據，但這樣數據滅失的損害就越大越不安全；越怕麻煩的方法，出了問題就越麻煩；越要少花錢保全你的數據，越需要投入更多；你越想離開高科技，卻越依賴高科技；…
哪怕僅僅只是為了管理員工檔案數據或者計算工資和發放，e-HR系統的優越性和便捷性都是極為明顯的。
發工資這個簡單的動作，不是簡單支付一個數字的薪酬出去，背后卻隱含著很多管理的風險點：
如何計算遲到、休假、年假、病假、倒休和補休，怎么扣減？
三險一金員工繳多少，公司繳多少？
對應著業績，獎金、業務提成、績效工資都是多少？稅前扣繳還是稅后扣繳？
不同崗位的通信補貼、交通補貼、崗位補貼、餐補，差旅補貼標準是多少，如何核算？
彈性工作和輪班制的員工的工作時間和工資核算？
員工合同何時到期，是否續簽？續簽成哪種合同？
試用期到轉正的工資計算和核算？
由于業務發展的不可預估，對員工的管理和激勵和評價就需要彈性管理；由于員工對個人權利和勞動法的熟悉，對勞動合同和爭議的主張具體和細致；由于人的特性決定福利和考核的多樣性…這些都使得現代企業的員工管理越來越精細、具體和瑣屑，因為任何管理節點的遺漏和瑕疵都會引發勞資矛盾、爭議和法律風險，甚至造成經濟和經營上的損失。所以，哪怕是e-HR系統里面一個簡單的時間提醒功能就能將合同到期和續簽等風險降到最低。
e-HR軟件的優越性體現在幾個方面：安全性、效率性、便捷性
安全的e-HR：
在e-HR系統平臺階段，萬古就曾成功幫助客戶恢復了客戶被人為破壞的薪酬數據檔案：客戶的一名離職HR員工人為惡意刪除了客戶的薪酬數據檔案，上面說過薪酬的核算涉及到休假、考勤、績效等很多方面，和各種補貼、獎金和扣款，發薪日將近，100余人的工資很可能因此不能按時、準確無誤拿到自己的勞動所得…這在使用Excel的情況是很難挽回的。當用戶選取SaaS模式的時候，由于系統在權限管理和角色管理的控制，以及后臺的備份和容災機制，幾乎很難出現人為破壞的情況，同時，即使在客戶授權角色的誤操作下，也可以有效恢復。
比起人工管理的操作有隨意性、較難追溯、監控和舉證而言，萬古e-HR系統有嚴密的操作行為記錄，任何的用戶動作通過log文件記錄下來，可以根據動作追蹤和追溯到底是誰在何時做了破壞性操作。
采取分布式服務器架構和負載均衡技術以及磁盤陣列及備份機制的四重保護，比之獨立管理的封閉電腦抵抗災難的能力要有效的多。
信賴SaaS應用的運維及安全團隊的經驗和專業度，在整體投入、效率和專業度上都比企業自行組建和雇傭網絡工程師來的經濟和有效。
企業投入大量成本去建設機房，采購服務器，軟件，防火墻，備份設備，組建IT運維團隊，不如采取較低成本將費用以及運維風險轉嫁給更專業和更安全的SaaS服務商管理。
高效率的e-HR：
很多中小企業不愿建設自己的e-HR系統，很大原因就是-麻煩。實施和上線一個信息系統，不管是時間周期、人員投入、投資風險都是厭惡風險的中小企業主不愿看到的。
SaaS系統的模式有先天的效率性因素，能過讓企業咋投入很少的情況下（資金投入和人員投入），迅速享受到e-HR系統的先進管理理念和標準的人力資源管理流程和經驗。即開即用，種植即停的互聯網應用的邏輯符合中小企業的管理特點。
便捷的e-HR：
對于中小企業而言，如何在發展快速，人員更替和流動頻繁的今天，快速歸攏紛亂的管理現狀，納入道科學標準的流程化管理里面，一直是中小企業主頭疼的事情。SaaS模式從功能模塊的擴展到人員擴展甚至到將來可能的向自有系統的遷移，SaaS是便捷的。從純手工或者Excel管理和計算工資的麻煩中解脫，從考勤和休假和倒休的紛繁統計中解脫，從花樣翻新的工資口徑的收集和統計中解脫，從稅前還是稅后，一分錢到底去了哪兒的焦頭爛額中解脫，算工資變成了預設邏輯條件的輕輕一點。
e-HR在數據的安全和保護上，在成本控制和風險控制上，在使用的效率上和計算的便捷上有著信息化天生的優勢，也是安全的方法。于是，我們是不是可以認為，越是越是厭惡風險的中小企業主越應該考慮選擇e-HR系統替代現在的手工管理呢？
作者系 萬古科技咨詢總監曹輝先生
著名人力資源管理專家，管理雜志專欄作家。曾經擔任過易才集團咨詢事業部總監，太和顧問 咨詢業務副總經理，北方區總經理。具有多年企業運營管理經驗，長期從事人力資源工作，在戰略人力資源管理/組織規劃，薪酬管理、績效考核模塊具有多年實踐經驗。對國有、外資和民營企業均 有深刻理解，曾經為多家大型集團企業成功的設計與實施了人力資源管理體系。
關于萬古科技
北京萬古科技股份有限公司(以下簡稱“萬古科技”)，中國領先的人力資源管理信息化及數據分析服務商。公司成立于1998年，在十余載的發展歷程中，堅持專業化發展方向，秉承"用戶第一"的服務理念，贏得了眾多世界500強以及國內知名企業的信賴。萬古科技于業內最早推出“全員參與、多角色管理模式”、“培訓與員工發展管理(IDP)解決方案”、“亞太薪酬解決方案”、“全面績效管理解決方案”，領跑整個行業發展。
經過多年的不懈努力，萬古科技的產品及服務更加成熟，項目經驗日趨豐富，其業務覆蓋人力資源管理軟件-Vantop，服務于中小型企業客戶的移動端產品-Vcloud，數據服務-提供HR數據分析報告及維氏分析模型，實現管理、技術、服務的高度整合。
如需了解更多信息，敬請訪問www.vgtech.com.cn或撥打400-676-7700進行咨詢。
關注新浪微博@萬古eHR及微信平臺，更多資訊，及時掌握！
微信公眾平臺
