吳文琦，天津柯雅美術材料有限公司IT經理。中、小型企業ERP實施工作法(下簡稱“工作法”)是天津柯雅美術材料有限公司走過長期信息化道路后，由公司IT(Information technology 信息技術)經理吳文琦為首的IT人員，依據公司發展戰略，反復摸索、實踐，將多年積累的工作經驗歸納、總結和提煉一套工作法。主要內容包含信息化工作的四個要素、三個層面和十項行為規則。四個要素是“科學規劃、有效實施、自主創新、傳承知識”，信息化工作所要面向的三個層面工作是“數據、業務(流程)和報表(支持決策)”，以及從事企業信息化工作人員的十項行為規則——“三勤”“四勿”“三一定”。

天津柯雅美術材料有限公司 IT經理 吳文琦

　　工作法構成的體系如下圖所示：　　

工作法具有以下特點：

　　來源于企業，應用于企業;適應于中小型制造型企業，有良好的實用性，應用范圍廣。

　　針對企業信息化工作，賦予很高的科技含量，具有創新能力。

　　探索工業化和信息化的融合，信息化覆蓋業務80%以上，促進工業化。

　　效果顯著：提高工作效率、提升企業效益。

　　注重知識管理，構筑學習型組織。

　　自2004在天津柯雅推行、實踐至今，被證實是適應于中小型企業的信息化管理卓有成效的工作法，為企業提升工作效率、降低經營風險，進而促進企業降耗增效及提高競爭力做出貢獻。產生直接經濟效益約575萬元，間接經濟效益約400萬元及廣泛的社會效益。明細后附。

　　下面分三個方面介紹工作法的工藝內容和成效：

　　抓住四個要素可保障企業信息化工作效率高、有實效

　　工作法將信息化工作的方法論，結合實際工作�？偨Y出企業信息化工作四大要素，科學規劃是前提、有效實施是主體、自主創新是關鍵、傳承知識是結果。這不僅是工作原則，而且有著豐富的內涵和具體的工作方法。

　　科學規劃

　　科學規劃主要是指企業信息化的總體規劃、項目計劃和選型、制度建設等方面工作法，具體強調以下幾點：

　　企業信息化規劃是企業整體發展戰略的一部分。

　　企業對信息化工作總體“統籌規劃、分步實施，不貪大喜功，注重實效，不斷改進。”大體分為企業網絡建設和安全措施、以電子郵件為基礎公司辦公環境的建設、以ERP為主干工程的企業業務系統、深化企業其他領域的信息化應用（HR——人力資源、CRM——客戶關系管理、BI——商務智能、QC——質量控制、PDM——生產數據管理等等）、以企業門戶為平臺的信息化集成以及信息化與工業化融合等六大的步驟。

　　企業信息化預算列支在企業年度預算之中，做到長期發展與年度盈利相結合。

　　安全因素是系統選型的首選因素。例如，ERP系統的操作系統選擇了安全性至高的Saloris系統。

　　企業網絡和基礎性系統（硬件和軟件）選型要充分考慮投資回收、功能規劃超前兩個因素，保護了系統的使用周期。一般，硬件的投資回收期要早于企業規定以快速折舊法的折舊期一半。例如，操作系統和電子郵件平臺力推“主流”產品——Microsoft Windows和Exchange，便于升級換代和與其他相同的集成。

　　企業應用系統的選型，“只買對的，不買貴的”。例如，購買ERP軟件不能不提到ORACLE、SAP這些“大牌明星”，誰敢輕言其“No”呢？但就是“初次吃螃蟹”的天津柯雅人在選型時不唯名、不務虛，選擇了MFG/PRO eB。此時，“不買貴的”——成本原則決不是首選要因，追求的是尋求適合自身生產經營類型、管理水平的“對的”軟件產品。MFG/PRO eB針對中小型企業管理系統解決方案的生命力不僅僅在于性能價格比優越上，天津柯雅買的更重要的是以導入先進管理理念為標志的服務，通過BPR幫助企業達到從戰略角度實施ERP的目的和意義——建立現代化企業制度。至此，我們沒有理由不講我們買的是對的。

　　信息化處理業務需求的原則：前期規范流程——實施標準化的商用企業管理軟件，后期強調客戶化——自行進行二次開發。

　　IT工作有年、月計劃，每個具體的項目要有項目計劃。

　　制度建設，規范日常工作，也是科學規劃的重要內容。

　　工作法中科學規劃要素之成效：由于功能規劃合理，僅公司ERP服務器使用周期延續到6年半，長于行業內的一般使用周2年半，可節約硬件投入5萬元。另ERP系統功能與企業管理需求的吻合程度達到80%以上，保障了企業信息化投資的安全——僅ERP投入的近400萬元沒有“打水漂兒”！，避免的風險成本十分可觀！

　　有效實施

　　工作法落實于企業信息化大部分的工作就是實施和維護信息化應用系統，特別是企業的業務信息系統，包含管理信息系統。只有使得應用系統正常地運行，并輔之業務流程的重組，不斷改善，達到提高生產、經營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業經濟效益和企業競爭力。故謂之“有效實施”，表現為以下具體的工作工藝中：

　　IT工作必須以“內部服務”的概念從事項目工作或部分日常工作（不含內部監控工作），工作的首要目標就是內部客戶滿意，以此來考量工作的成效。

　　嚴格按照項目管理的規范，控制項目的進程和成本。具體的措施：

　　1. 項目的計劃和實際完成情況，以甘特圖的形式“上墻”管理或郵件公示。

　　2. 在每個計劃控制時間點或子項目完成點，都要有內部驗收，作為項目里程碑出具文檔或電子郵件確認。

　　3. 項目的成本核算：以投入的人日來計算單位成本，外部聘用的顧問的人數和人日單價以合同約定為準，內部人員人數和人日單價以項目計劃為準。占用業務人員的時間帶來的隱性成本亦計算，作為參考。　

　　質量控制：

　　1. 測試：無論實施購買來的商用軟件（ERP、郵件系統等），還是自行快發的程序，在“上線”之前的測試是少不了的。測試主要分為黑盒測試（主要是邏輯的推演）和白盒測試（主要是數據的運行）兩種，工作法要求測試在計劃指導下嚴格進行。

　　2. 開發工作必須記錄和注釋，可追溯工作的思路和工作質量形成的依據。

　　3. 代碼風格統一、數據庫統一規范、程序類庫、子程序，反復調用。

　　4. 文檔統一格式。

　　5. 編碼原則：特別是ERP系統內的加工單、產品類、零件號都有嚴格的規則，保證系統生成的數據也有規則。至少在數據的形式上，有了質量的保證。

　　信息化主體工程——ERP實施方法：工作法有關有效實施的重點就是實施ERP，總結為：

工作法劃分的ERP 項目的實施周期和步驟

 

　　成立項目組織，突出一把手工程。切記：在領導未理解 ERP 之前，不要上 ERP 系統！

　　制定項目計劃，明確里程碑，例會制度。

　　培訓：不同層次人員有針對性、最終考核。讓接受了 ERP 培訓的人員去實施 ERP 系統！

　　準備數據并錄入

　　軟件功能模擬、演示、測試配合流程重組

　　客戶化及二次開發

　　再度模擬：擴大范圍、實戰型——使用真實數據

　　操作手冊編寫及確認

　　切換——循序漸進、積小勝成大勝

　　項目總結，不斷改善

　　平穩運行，尋求與其他系統集成

　　工作法認定ERP項目先期準備條件

　　企業有實現現代企業制度的機制

　　有可持續發展的經營戰略

　　是全球競爭文化的企業

　　管理基礎工作扎實

　　產品不斷更新換代，有生命力，有穩定的經營環境

　　有改革開拓、不斷進取的領導班子，對項目承擔責任

　　各級一把手理解ERP，有一致的明確目標

　　工作法認定ERP項目過程要素

　　選好項目經理，項目組織人選得當

　　重視培訓教育，提高員工素質

　　管理人員/計算機人員配合默契

　　重視數據準確、及時、完整

　　選擇適用的軟件及長期合作的軟件商

　　項目管理實施方法和實施指導/服務支持

　　嚴格的工作紀律，嚴明的工作準則與規程

　　深化改革，重視業務流程重組

　　健全激勵機制，建設復合型人才隊伍

　　工作法中實施ERP項目的特點

　　強化庫存管理：期初有規劃，存貨在預算中有明確金額和比例；針對零件號繁多，明細庫位與零件最小包裝單位對應，猶如“中醫照方抓藥”的感覺；堅持周期盤點，保證庫存準確率98%以上；強調“庫齡”（零件在倉庫中積壓的天數）管理，嚴格控制積壓庫存，等等。

　　大量的客戶化工作，既貫徹ERP理念的落實，又適應行業和本企業特點，將企業管理信息化做到“全覆蓋、深層次”。例如：解決數據共享與配方保密的程序、自行開發BI依據自身行業特點進行分析和預測、企業內控、考核全面在系統中實現。

　　信息化與質量體系建設、KPI考核、現場管理等管理方法相結合，不留“管理孤島”。例如：ERP的工作流程都以ISO9000程序文件的形式加以強化，KPI考核的數據依據都必須來源于ERP系統，信息化、質量體系建設、KPI考核都服務于現場等。

　　以客戶滿意為導向，建立系統“服務鏈”狀態的業務流程，以最終外部客戶滿意為目標。例如：每個流程的制定都要自數據鏈條下游部門向上游部門審批流程

　　多數據庫的鏈接，采用中間數據庫緩沖技術，實現多個應用系統無縫連接。

　　工作法中有效實施要素之成效：天津柯雅經過信息化工作的有效實施，大部業務做到無紙化辦公，財務工作完全“甩賬簿”，工作效率的提高，促進企業效益的提升。僅以信息化主干工程——ERP的實施效果，窺見信息化成效的一斑。

　　實施信息化（以ERP系統為標志）以來，越來越顯示了它對管理帶來的極大好處，和對它的依賴性，企業信息化服務于企業戰略，輔助企業決策，規范業務流程、幫助企業績效的提升，具體表現在:

　　銷售方面：

　　強化銷售預測，模擬銷售規律。便于及時調整銷售方向和策略。

　　評估客戶的信用，降低銷售風險。

　　減少人為因素對銷售價格的干擾，保證銷售利潤的損失。

　　采購方面：

　　通過MRP（物料需求計劃）能夠自動計算出最合理、最準確、最經濟的采購數量和到貨時間，既可避免因采購數量不準確造成的庫存資金長期占壓或短缺。

　　采購價格的嚴格審批和供應商信譽評價，降低采購風險。

　　生產方面：

　　所有產品所使用原材料編制成物料清單（BOM）,使物料的消耗有章可循（包括損耗）。

　　生產是嚴格按照加工單進行的，使生產具有很高的計劃性。

　　定期或不定期地進行盤點，能夠及時補救生產過程未發現的物料問題。

　　財務方面：

　　充分地數據共享，財務人員可適時對業務進行監控。

　　利用各種數據和報表進行財務分析，掌握經營情況。

　　伴隨管理水平的提高，企業效益也隨之改善：降低庫存金額；縮小裝配使用面積；縮短了生產周期，提高了交貨期準確率；提高了采購計劃的有序性和資金周轉率；采用標準成本后使產品綜合成本降低、材料廢品率下降、勞動生產率提高；堵塞了銷售、采購管理上的漏洞。在經歷較長的時間不斷改進不斷完善的今天，已取得了顯著成果，庫存的準確率已達到98%；銷售定單交付率達到95%以上；實現了無紙化辦公，加強了企業管理的計劃性，減少了人為因素，使企業各項業務信息化程度迅速提高；實現了標準成本的管理，提高了成本的準確性和穩定性，強化了企業內監控，從流程、制度入手，保證了采購、生產、交貨的準確性。由于該系統在企業的成功實施，獲得了QAD2007最佳應用獎，2008年因企業信息化的突出成績，被中國輕工業聯合會授予輕工行業企業信息化先進集體稱號�？卵沤鼛啄旮黜椊洕�指標均快度遞增（例如2007年的各項管理，生產經營、職工收入實現高水平的一年，產值、銷售分別實現2.45億元、2.36億元，分別比06年同期增長了11.87%、7.76%，出口銷售實現了1.91億元，占總銷售額的78%以上。），其中不無實施ERP帶來效益。同時，管理水平的提升，也為企業品牌、形象做出貢獻。

　　以下是ERP實施的一些經營指標，也可側面地說明信息化的效果：

自主創新

　　企業信息化工作是一項高科技的工作，除了事務性之外，帶有強烈的創新性。只有創新，才能為企業增值。工作法更為提倡自主創新，自主創新還能提高企業的競爭力。工作法中的自主創新不僅僅講究方法和途徑，更講究營造自主創新的環境。

　　明確創新的概念，創新并非指首創前所未有的“事物”，主要是將已有的“事物”引入新的領域，重新組合，帶來新效益。在企業管理領域，所創之“新”必有“價”，“價”有兩重含義。其一，很好理解，創新行為必須通過管理“力”的提升帶來效益；其二，實現創新是可用錢買來的，ERP就是商品化的創新手段，往往以計算機軟件、管理咨詢服務等形式表現出來。工作法處處體現了創新的精神，并且提倡自主性。

　　最為直接的自主創新，就是自主開發計算機程序。通過開發可以將通用性的商用軟件更加貼近企業應用，提高工作效率。為了維護源代碼的獨立性和易于維護性，工作法要求自主開發的程序采取模塊化、組件化、“外掛”方式，盡量不編譯。

　　工作法突出先進的管理思想，借鑒軟件系統中業務流程（已包含先進的創新思想）并優化、固定下來，使業務流程不在因執行者不同而產生“搖擺”。這種 “剛性約束”為業務運行過程中杜絕了“人情”因素，帶有很強的內控機制。杜絕非客觀因素的人為干擾，本身就對企業機制從“人治”到“法治”的創新有所貢獻。其實，將合理、有效的制度固化下來，既是對創新成果的總結，又是再度創新的起點。即自主創新地應用信息化工具。

　　開放的工作環境——彈性工作時間和場所、所有的文檔、知識向每一個開發人員開放、技術會議提倡暢所欲言，和寬容失敗的創新氣氛。

　　自主創新并不排除業務外包，將非主要的業務轉包給更專業的人來做，使得業務完成的更加專業和經濟。例如，網頁的維護、機房的維護等等。

　　工作法將傳統領域的一些工作方法，嫁接到企業信息化中，加以融合，也不失為自主創新的范例。

　　1. 實施系統中，難免有問題和阻力，創新性地引用“魚骨圖”分析。但不是簡單的套用，必須結合信息化工作的實際——人、機、料、法、環就要賦予“新意”，例如，料在信息化領域就是數據，強調分析其正確性、真實性、及時性；再如，環在信息化領域往往注重程序運行的時間及負載的均衡性。

　　2. 程序開發的過程中，也少不了“頭腦激蕩”。

　　3. 項目實施中的“PDCA”（計劃-實施-檢查-改進），更是屢試不爽。

　　工作法中自主創新要素之成效：僅2007年至今，為適應企業業務的需要，吳文琦帶領其團隊開發了僅ERP客戶化程序200個，為企業節約委托開發費用近100萬元人民幣，而且這些程序促進企業管理水平的提升是用錢無法度量的。

　　傳承知識

　　工作法強調企業信息化工作的生成企業無形資產的連續性。通過營建學習型組織和嚴格的知識管理，將知識傳承下去，具體的做法是：

　　學中干，干中學——培訓固然重要，但將學來的知識轉化成規范工作的流程。

　　工作輪崗——將知識更加普及和鞏固。

　　及時總結、善于積累——知識庫管理，知識庫不拘泥形式，便于查詢即可。

　　將工作成果及時轉化成企業的無形資產，特別是計算機軟件著作權登記、科技成果的申報。

　　工作法中傳承知識要素之成效：天津柯雅通過僅以ERP為主干工程的信息化，全體人員的素質，特別是信息和計算機方面素質就顯著提高。依據工作法的要求創建多個知識庫，可將知識化無形為有形地儲存下來，已被隨時使用，另外，IT人員還取得了一項計算機軟件著作權登記、申報省、部級科技成果一項。

　　從三個層面著手企業信息化工作

　　工作法將企業信息化工作分為三個層次——數據層、流程層、報表層，使得工作有的放矢、層次分明。工作法透徹地分析了三層面類別和內涵，昭示其重要性和工作量比例，便于科學、合理地安排、統籌。

　　數據層：工作法根據“處理特點”，將數據分類：業務數據（記錄業務發生的過程和結果）、基本編碼（描述業務實體的基本信息和編碼）、輔助編碼（描述屬性的列表值）、系統信息（存放與系統操作、業務控制有關的參數）、累計數據（存放業務的當前值和累計值）、結算數據（存放各個時期末的結存數）、決策數據（存放各個時期內發生的統計值）。數據在數據庫存在于數據表中，數據表間的關系:業務數據表基本編碼表 主-外鍵關系。如，合同表客戶編碼表；業務數據表輔助編碼表 主-外鍵關系。如，合同表付款方式；業務數據表、累計數據表、結算數據表：累計數據表=結算數據表(上期末) + 業務數據表(本期內發生)。如當前庫存=上月末庫存數+(本月入庫數-本月出庫數)；決策數據表業務數據表 決策數據表的數據是由業務數據表中數據導出(統計)的。數據層的工作必須簡潔、安全、集中管理，多為IT人員直接操作。

　　流程層（業務操作）：業務信息化的過程，在工作法中體現為程序模塊內核功能的確立：初始化（系統運行前對系統進行數據的初始化）、業務處理（業務過程的控制和結果記錄）、完整性檢測與修正（對累計數據表進行檢查并自動修正）、結算處理（計算并記錄各個時期末的結存數）、統計處理（計算并記錄各個時期內發生的統計數）。對應數據的操作“適類而行”，在流程重組和程序開發上，力求標準化。

　　報表層：是對數據的展現，設計多數據表連接和暫存技術。由于開發工具Progress的局限，報表美觀度不強，工作法力爭向與Microsoft Office 的Excel格式兼容，目前使用格式轉換的方法，正在研制 .NET技術直接轉換。

　　工作法中三個層次之成效：將信息化具體工作，抽象成理論，歸類處理，探求新技術的突破。

　　堅持十項行為規則，做到“細節決定勝負”

　　在企業信息化的日常工作中，IT工作人員需要親力親為。IT人員長年的積累，將工作的竅門、經驗，甚至是教訓沿承其合理性、剔除糟粕，轉化成今后工作的行為規范，工作法總結的十項行為規范如下:

　　三勤——勤學習、勤交流、勤更新/備份。勤學習要求IT從業人員樹立知識的危機感、有學習的常態，善于發問、請教，總結、提煉、應用于工作之中；勤交流要求在不同的場合（交談、例會、論壇、郵件）敢于、善于與人交流技術問題，留有電子記錄；勤更新/備份既指IT人員的知識儲備，也指信息化工作的成果，切記最好存留相近的三個版本，備查。

　　四勿——勿使用垃圾數據、勿帶電作業、勿非法關閉系統、勿營私舞弊。勿使用垃圾數據要求謹以“進入系統的數據是垃圾，出來的也是垃圾，系統也將變為垃圾”為信條，無論IT人員導入的，操作人員錄入的數據，都要消滅“差不多”先生，凡事都要確認，甚至是數據的小數點�。�！勿帶電作業——IT設備往往是弱電，這就給一些從業人員留有麻痹大意的籍口，但安全重于山�。�！非法關閉系統（軟硬件及網絡）被視為從業者最不“職業”的行為，危害及傷設備、丟數據，決不可寬容�。�！IT人員往往掌握著很大的數據處理權、用戶使用權，這是考驗從業者職業操守的時候，而且IT人員也不能回避使用這些權限，當然，可以利用技術手段加以控制，但技術不是萬能的，IT人員不僅要以身作則，更要敢于管理，不作為同樣是營私舞弊�。�！

　　三一定——一定要保密、一定要模擬、一定要有服務的心態。一定保密要求消除主觀上的故意竊密（勿營私舞弊也有提及）、更要提防無主觀故意的客觀失密，細致入微地保守秘密既是IT人員的素養，更是工作法的要求。一定模擬是工作法中的一項強制性“工藝”，無論硬件和網絡的啟用，還是軟件系統的啟用或升級，都必須模擬和測試，以保證使用過程和結果的安全、正確。IT部門是企業的支持部門，IT人員要有服務企業的心態——視客戶滿意為自己的工作目標和最高成就感。

　　工作法中十項行為規范之成效：行為規范是信息化工作工藝規范的具體表現，保證的工作質量的基礎。保證了2003年至今，公司IT工作無重大責任事故。

　　總結

　　吳文琦 中、小型企業ERP實施工作法是在科學發展觀的指導下、公司領導強有力的信任和支持，依托長期、良好的企業文化氛圍，發揮企業內專業人員的積極性形成的。

　　工作法是是貫徹科學發展觀的有力實踐，力求工業化和信息化融合的探索。面向中小型企業總結出來的企業內部高科技的工作法，具有較高的科技含量和推廣價值。