信息化人力資源管理系統是涉及管理機制、業務重組、流程再造、信息技術、網絡技術等多個方面的復雜系統工程，需要參與系統規劃、建設、實施、運維和應用的人員具備復合型知識結構、豐富的管理經驗、全面的協調能力。在系統建設和應用過程中，需要隨時規避和處理系統建設中的諸多問題。筆者在多年建設和應用信息化人事和人力資源管理系統過程中，經常遇到一些直接影響系統建設進程和應用效果的非技術性問題，需要引起高度的重視。

　　一、建立信息內容集中存儲、分工維護、授權訪問、充分共享的管理制度。人事信息具有很強的保密性和敏感性，在以往的工作模式下，單位的人事信息往往由人事部門按照職責分別保管，各司其職、各負其責，信息很難查閱和共享。信息化的管理模式下，首先需要有效地整合和管理人力資源信息、業務管理信息，將信息內容標準化、規范化、電子化，并采用數據庫的方式統一存儲、充分共享。管理方式的改變，必然需要管理機制和管理模式的調整，因此，在規劃和設計信息化人力資源管理系統時，需要合理規劃和設計信息采集、加工、維護、管理、訪問的各個環節，制訂有效的管理制度和流程，使信息內容管理工作與日常的人事業務工作緊密結合，明確分工、責任到人，才能確保信息維護及時到位和信息訪問安全。

　　二、建立自動更新維護信息內容的機制。信息內容管理是信息化管理的基礎，信息內容的完整、準確、規范是信息化系統長期穩定運行的前提。而在管理系統實際應用中，大多數的用戶對信息內容的需求遠大于維護信息的熱情，他們只是關注職責范圍內的業務工作，對信息結構體系和維護信息內容不感興趣。對于他們來說，有了信息管理系統以后，信息數據唾手可得、準確可靠是順理成章的，但是維護信息是痛苦的、難以承受的，總希望別人維護信息，然后方便自己使用。因此，一些單位雖然制定了比較詳盡的信息管理制度，但難以有效的執行，最終由于數據庫的信息內容得不到及時、有效地維護，使得信息管理系統被擱置和棄用的現象經常出現。因此，在建立信息內容維護的相關制度的同時，還需要建立有效的信息維護機制和業務流程，在制度層面解決誰來維護的問題，在業務層面解決怎樣維護的問題，盡量通過合理的業務分工和自動化的后臺存取機制實現信息維護，將人為的因素降至最低限度。筆者所在單位規劃和建設信息化管理系統過程中，曾經采用把信息更新維護機制與業務流程相結合的辦法，在用戶使用業務流程辦理業務的過程中，由系統后臺按照預定的規則自動獲取新產生的業務信息項，并自動、實時地更新維護到數據庫中，使計算機能夠代替人工完成大量的枯燥的信息維護工作，一方面保證了信息維護的及時和準確，另一方面減輕了信息維護的工作強度，取得了良好的效果。

　　三、關注非結構化數據的管理。國內廠商開發的信息管理系統多數都是以管理結構化信息內容為主，很少涉及非結構化信息內容。按照業內的普遍看法，在實際的業務工作中，文檔、圖片、表格、音視頻文件等非結構化信息占總信息量的80%，能夠被加工整理成結構化信息的只占20%左右。因此，在信息化管理系統中應高度關注非結構化信息的新建、編輯、存儲、傳遞和使用，需要把非結構化信息與結構化信息進行有效的關聯，并實現兩種信息形式的統一檢索。

　　四、注重實現人事信息的共享和集成。人事信息數據是單位和企業信息化的基礎，一方面可以為人事和人力資源管理工作提供工作的依據，另一方面也可以為各方面的管理提供有力的支持。例如，在單位和企業建設各種信息化系統時都需要實時、規范、準確的組織機構信息、職責崗位信息、人員信息、客戶信息等，而這些恰恰是信息化人力資源管理系統的管理內容。因此，在規劃信息化人力資源管理系統過程中，要高度重視與其它應用系統的接口，以資源服務的形式為其它應用系統提供機構、崗位、人員等方面的信息，在擴展人力資源系統應用范圍的同時，充分發揮系統的綜合效益。

　　五、信息的使用應以推送為主。國內廠商開發的信息化人力資源管理系統，應用功能基本上都是以用戶手動訪問為主，需要用戶具備數據結構、數理邏輯等方面的基礎知識，很大程度上限制了用戶的使用。因此，在設計系統應用功能時，應從易用的角度出發，深入分析用戶的應用場景和工作習慣，采用按照職責、崗位、角色等因素，對象化地組織和綁定應用功能、推送業務數據，提高用戶獲取信息的自動化程度。例如，決策支持和領導查詢類的應用功能，就需要從宏觀的統計數據入手，采用信息鉆取的方法逐級獲取更為詳細的信息，盡量避免使用組合查詢、邏輯運算符等信息訪問方式。

　　六、實現系統應用功能需要用戶和開發人員的理性配合。目前國內的信息化人力資源管理系統建設多數是采用項目開發方式，多數廠商為了贏得合同，會在解決方案中表述得無所不能，在招標談判中對用戶百依百順。而事實上，受核心技術不具備、開發平臺不完善、業務理解不透徹等多方面的影響，最終能夠實現的應用功能，基本上只占全部需求的80%，會有20%左右合同規定的應用功能難以實現。因此，需要用戶方事先了解并理性對待這一普遍存在的問題，加大參與和協調力度，適當調整業務形態、運行流程、操作習慣，合理規避系統開發過程中遇到的技術難題，共同促進系統建設工作的順利進行。應盡量避免出現死摳合同，使得開發商騎虎難下，項目建設停滯不前的困境。

　　七、信息化管理是管理變革的過程，不可能一蹴而就。信息化是融合先進的信息技術、網絡技術、管理知識、最佳實踐，不斷改進管理工作中的組織結構、崗位分工、管理流程、管理工具，以期靈活適應單位和企業內外部環境變化，實現管理效能的最大化。但是，目前許多人力資源管理系統提供商為了打動用戶，在用戶選型過程中把系統的作用說得無所不能、天花亂墜，很大程度上對用戶造成了誤導，以為只要拿出一筆錢、買一個軟件、建一個系統就可以立竿見影的提高管理水平，其最終結果往往是事與愿違。因此，用戶在規劃建設信息化系統時，一定要從本單位或企業的實際情況和管理現狀出發，科學、理性的制訂推進信息化管理的目標和步驟，有效協調管理模式、業務流程、崗位分工、用戶體驗、應用功能等各種要素，平穩有序地推進信息化管理。

　　八、適用才是最好的。目前國內的信息化人力資源管理系統建設多數是以項目開發的方式進行，用戶往往只是在擬訂需求的環節對系統建設工作有發言權。由于系統建設工作的不可逆性，很多用戶抱有一次性把需求提得盡可能全的心態，最終造成很多功能點脫離了管理的實際和應用的能力，加大了系統建設的投入和風險。而在實際使用系統時，一方面功能不足體現出系統不完善，另一方面功能過剩也會帶來操作的復雜性。因此，應該把合理的、適用的功能作為追求的目標，結合具體的業務場景和工作內容配置有效的操作功能，滿足不同業務對應用功能的需求。

　　從上述情況可以看出，科學規劃和有效協調是信息化人力資源管理系統建設的重要方面。信息技術是信息化系統的前提和基礎，但是科學規劃、理性目標、有效協調才是信息化系統能否取得應用成效的關鍵，需要規劃和建設信息化管理系統的人員高度重視。