很多企業在進行人力資源管理軟件選型時投入了大量的時間、資源和精力，但系統最終上線運行之后的效果卻與原來的初衷適得其反，管理效率沒有得到有效的提升，有時候甚至需要花費更多的時間與資源去維護系統。姑且不談實施過程的投入，系統選擇過程本身就已經耗費了企業大量的資源，讓決策本身進入了一種糾結的狀態。系統選型成了一件讓人力資源部門和IT部門都很頭疼的一件事情。那么究竟如何去選擇適合自己的人力資源管理軟件呢？

在進行選型的時候，軟件供應商都會把他們軟件方案中最好的一面展現出來，對于決策者而言難以做出判斷，如何有效的應對這樣的局面？

人力資本管理軟件與人事信息軟件的區別: 

對于人力資源業務而言，大多數軟件的功能和流程的技術實現都是可執行的，只是周期和成本投入的不同。作為人力資源業務流程外包與管理信息化咨詢的專家，和致的顧問認為, 在進行選型之前，人力資源職能首先要考慮的是自身的業務定位，這種定位通常是基于當前的運營現狀和未來3-5年的業務規劃之間的一個發展判定。 對企業而言，最適合的才是最好的選擇。在中國，很多企業處于從人事管理向人力資源管理的轉型期當中，這就要求在進行軟件的選擇的時候需要對軟件設計的理念，功能模塊之間的邏輯關系有所了解。人事軟件的價值在于記錄各個業務模塊必要的人事信息，同時能夠對部分業務流程進行管理以保障數據的及時準確；而人力資本管理軟件不僅僅是在于信息的記錄，組織管理、人事數據管理、崗位管理、基于崗位的薪酬管理、任職資格管理，基于崗位的績效管理各個業務之間都有著非常緊密的邏輯關系的。它的著眼點是基于規范的人力資源管理模式，作為解決人員的招聘、人才的保留與發展、勞動力規劃等高階的管理問題的技術工具，因此對于維護和管理的要求要高于人事信息管理軟件。“組織在考慮引進或者更換人力資源系統的時候，需要認真考慮自身人力資源管理水平和未來的管理要求”，指導國航人力資源管理信息統統選型項目的和致總經理羿平這樣說。

和致觀點認為，通常而言，人力資源管理軟件的選型工作會包括如下幾個過程：
研究評估選擇實施控制軟件全生命周期管理

階段一：研究

最初的研究階段需要做大量的功課，關鍵點在于了解組織的近期人力戰略規劃。另外，還需要進一步考慮近期和中遠期的業務目標和需求，從全局角度考慮軟件的功能需求范圍和重要緊迫程度。
    同時，還要仔細考慮通過對現有系統的升級是否是可行的方案，還是必須要投入大量的資源去引入一套全新的系統并進行客戶化。和致顧問提醒關注以下幾點：
1. 明確軟件實施的目的背景
2. 明確業務運營需求及建立場景描述
3. 識別關鍵利益方并獲取他們的意見
4. 選擇合適的項目成員
5. 達成內部共識并制定需求清單
6. 明確人力資源管理系統的應用規劃與其他系統的數據關系
7. 建立候選產品清單
    在判斷業務需求與規劃方面，和致擁有成熟的工具——人力資源管理運營掃描系統（HR Scanner），在幫助中國國際航空公司、吉利汽車進行人力資源信息系統建設分析時，這個工具在業務診斷方面發揮了關鍵性的作用。人力資源管理運營掃描是和致顧問經過十幾年的經驗積累，將國際與國內人力資源管理實踐當中各項人力資源活動進行了大量的標準化工作，總結出了近300條標準人力資源活動。它背后嵌套的是一套嚴謹的分析模型和邏輯，能夠有效判斷出當前組織人力資源管理運營的效率和內部客戶滿意度。

階段二：評估

當你初步抓取了不同業務模塊的軟件功能需求，你就可以開始邀請軟件供應商進行現場評估，基于前期的需求功能概要，可以對不同產品的不同功能進行詳細的了解與評價。
    和致的系統選型經驗顯示，評估階段的重要工作環節往往包括以下幾方面：
1. 需求列表及優先級明細
2. 將需求概要提煉、轉化、升級為軟件評價標準
3. 基于軟件評價標準，向軟件供應商發送RFI（Request for Information）
4. 收集各家軟件供應商的RFI
5. 基于RFI，對各家軟件供應商進行初步篩選
6. 基于軟件評價標準，通過RFI的反饋，排出軟件供應商的初步優先次序

階段三：選擇

和致的系統選型經驗告訴我們，即使第一步和第二步的工作都做的很完善，依然有可能做出錯誤的選擇。這個時候就需要建立更為精細且與業務緊密相關的功能列表，進行功能點的深入比較分析�；�于對各個功能需求點的實現優先級的清晰定義，將各家軟件的相應功能模塊的支持程度進行詳細比照，這一過程通常需要邀請軟件供應商反復進行講解與演示，面對面的了解他們的軟件功能能夠多大程度上實現你的產品。
1. 為你的關鍵核心需求建立業務場景劇本
2. 了解各個軟件的報價模式及價格范圍
3. 邀請進入復試的軟件供應商進行溝通
4. 組織進一步的產品演示與講解
5. 評估軟件供應商/實施商的實施策略
6. 進行TCO(總體擁有成本-Total Cost of Ownership)分析與ROI(投資回報-Return of Investment)分析
7. 建立可選的解決方案
8. 建立解決方案的評判標準
9. 識別出最優的解決方案
10. 進行招標邀請與現場招標
11. 了解/考察成功案例
12. 制定選型過程報告
13. 獲得最高決策者的決策或反饋
14. 通知參與招標的軟件供應商招標結果
15. 價格談判與商務過程

和致認為，最優方案=最合適產品組合+高性價比持續服務+一定量的客制化開發
通常而言，企業人力資源管理軟件最為核心的需求在于組織管理和人事信息管理，其他的功能模塊可跟進。
    關于與軟件實施商的協作機制
軟件實施商的選擇可能是在產品采購之后，也有可能是與產品進行捆綁選擇的。好的實施商能夠按照你的需求將產品及時上線，而優秀的實施商能夠保證實施工作的按時交付，同時能夠從業務實踐的角度給予建議，為相關業務留出充分的接口，而且還能夠提供性價高的后續維護服務。 和致顧問建議在選擇實施商時，雙方的協作機制最好是一開始就清晰。

階段四：實施控制

實施監理的作用。很多人認為在花費了大量資金用于系統采購和實施之后，沒有必要再投入額外的成本去請實施監理，這種觀點是值得探究商榷的。從投入的成本來考慮，通常實施監理費用只是占到整個實施費用的10%-15%左右，而實施項目過程是非常復雜的一項系統工程，其中不僅僅牽扯到技術問題，更有業務上的問題，有時候針對某些議題，其中角色的立場和觀點是比較難以達成一致的比如業務流程開發的范圍和實現程度。人力資源部對于業務有深刻的理解，但是對于信息系統的實現難度可能并不了解，IT部門會更多關注在與IT系統規劃的關系和后期維護的問題，而實施商則關注于以最少的時間完成項目，甚至有時候項目組會陷于項目日常工作當中，卻忽略了最初的目標，給企業的投資帶來了很大的失敗風險，因此需要有一個角色從業務和技術兼顧的角度達成項目的初衷。
    和致的信息實施監理經驗顯示，在此過程中，實施監理的關鍵任務在于：
1. 審計實施階段的里程碑
2. 協同各方資源以保障項目在正確的軌道上推進
3. 依據工作說明書（SOW）對項目交付結果進行審核
4. 與實施商針對增加、調整的實施內容進行價格談判
5. 監控實施的過程
6. 向關鍵利益方陳述項目的關鍵成果信息與決策信息
    目前而言，國外的人力資源管理實施監理行業已經比較成熟，而在國內市場，做得專業的公司為數不多，較好的有和致、東方信智等。

階段五：人力資源管理軟件的全生命周期管理

和致認為，通過有效的管理選型過程，在上線之后，企業依然能夠基于前期的輸出信息為軟件上線后的全生命周期管理過程提供有效的依據。
當軟件實施完成之后，前期選型工作的過程文件依然可以對軟件生命周期內的管理起到指導作用，特別是當人力資源管理系統內某個功能或周邊相關系統將要發生變化時，對于升級、改造的必要性和可行性的分析工作就很有必要。以實現經濟效益和管理效率的投入產出最大化。